En snabbguide/lathund för dig som är ny användare
Fundamenten i On Pointigos struktur är uppbyggd runt fem kärnpunkter och fyra kärnvärden som leder till utfall inom tre områden;
Kärnpunkter
- Leveranstavlan
- Frågetavlan
- Startsidan
- Dokumentation
- Metodik
Kärnvärden
- Struktur
- Informationssäkerhet
- Ansvar
- Digifysisk
Utfall
- Framdrift
- Måluppfyllnad
- Hållbarhet
Centralt är det digifysiska mötesrummet. Där arbetar man själv, tillsammans med andra, genomför alla möten och samlar alla beslutsunderlag. All kommunikation sker i mötesrummet och mötesrummet är uppbyggt runt leveranstavlan och frågetavlan.
Metodiken är pedagogisk och tydlig och genomsyrar allt som görs i mötesrummet. Metodiken och mjukvaran skapar ett automatiskt beteende hos projektdeltagarna där samtliga alltid förstår vad som händer, varför det händer, vilket eget ansvar man har och vilka beslut som tas.
Introduktion
1. Ny användare? Börja med att logga in på startsidan:
1.1. Börja med att fylla i din användarprofil. Första gången du loggar in hamnar du på profilsidan automatiskt. Annars hittar du "Redigera profil” när du klickar på din profilbild i övre högra hörnet.
Kom ihåg att lägga till en profilbild. Genom att använda en riktig profilbild blir det enklare för övriga mötesdeltagare att känna igen dig, speciellt om ni i samma projekt har flera mötesdeltagare med samma namn.
Läs mer om: "Redigera profil"
1.2. Nästa viktiga steg är att du ställer in hur du vill få dina aviseringar från On Pointigo. Du kan välja att få aviseringar från systemet via e-post eller via verktygets “Aviseringsfunktion”. Välj “Inställningar” i samma meny som ovan.
Läs mer här om hur "Aviseringar" fungerar.
Ifall du är ny användare, och har anmält intresse för att testa verktyget, så kommer du att få ett e-postmeddelande när du har slutfört inställningarna för användarprofil och aviseringar. Det kan dröja 1-3 arbetsdagar. E-postmeddelandet kommer när ditt konto har blivit uppgraderat till en testperiod för att kunna “Hantera projekt”. Är man redan en befintlig användare och vill ha tillgång till "Hantera projekt" så skall man höra av sig till Supporten.
Är du en vanlig deltagare som inte skall hantera projekt kan du klicka här för att hoppa över nedanstående steg 2 och gå till sektion om mötesrum.
2. Projekt
För att skapa ett nytt projekt behöver du välja "Hantera projekt" genom att klicka på användarprofil i övre högra hörnet.
När du är i hanteringsläget för projekt klicka på symbolen "Skapa ny".
Börja med att fylla i projektets information i projektformuläret. Klicka sedan på "SKAPA" för att skapa projektet.
Följande information skall du ange i respektive fält:
"Projektets namn": Här anges projektets titel.
"Startdatum": Datum då projektet påbörjas.
"Slutdatum": Datum då projektet ska vara genomfört.
"Utseende (mötesrum)": Välj ett alternativ för hur projektets mötesrum ska se ut (vi har i dagens läge tre färgteman att välja mellan).
"Listning av medlemmar": Om medlemmar i projektet skall listas enligt namn eller titel i mötesrummen.
När du skapat ett projekt kan du koppla kategorier till projektet. De kategorier du skapar kopplas sedan till frågor och leveranser i projektet. Kategorier kan vara precis vad som helst som förenklar för dig och dina medlemmar att se och filtrera frågor och leveranser. Se Hur kopplar jag en kategori till ett projekt?
Mötesrum
Vad är ett mötesrum?
Ett mötesrum associerar till ett fysiskt mötesrum där man normalt sett har sina möten med en whiteboardtavla och bildprojektor. Vårt verktyg ersätter detta med ett digitalt mötesrum och det är därför deltagarna syns med bild i mötesrummet vid närvaro. I ett projekt kan man ha olika typer av mötesrum som är hieratiskt upplagda.
Exempel: Ett styrelsemötesrum ligger högre hierarkiskt än ett ledningsgruppmötesrum avseende beslut. Styrelsemötesrummet är då ett huvudmötesrum och ledningsgruppmötesrummet ett undermötesrum. Frågor som hanteras kan remitteras från styrelsen till ledningen för att lösas och därefter gå tillbaka för beslut. Man kan även ha parallella huvudmötesrum med undermötesrum.
Det är projektägaren som ska fundera på vilka möten som ska bedrivas och vilken status dessa möten har i förhållande till varandra.
I vårt fall är ju styrelsemötet det högst beslutande mötet och ger direktiv till VD och ledningsgruppen vad som ska göras och vilken inriktning vi ska ha.
Styrelsemötesrummet är det högst operativa mötet och då ska t.ex. ledningsmötesrummet ligga under detta mötesrum.
Är du en vanlig deltagare som inte skall hantera projekt eller mötesrum kan du klicka här för att hoppa över nedanstående steg 3 och 4, och gå direkt vidare till steg 5.
3. När du skapat ditt projekt är det dags att skapa ”mötesrum” i projektet.
För att skapa ett nytt mötesrum till ett projekt behöver du vara i läget "Hantera projekt", se Hur hanterar jag projekt? för information om hur du går dit.
När du är i hanteringsläget för projekt klicka på det projekt som du vill lägga till ett mötesrum i.
En lista dyker upp med befintliga mötesrum under projektet. Om listan är tom så finns inga mötesrum kopplade till projektet ännu.
Klicka sedan på symbolen "Skapa ny".
Ett formulär dyker upp där du behöver fylla i information om mötesrummet som du vill skapa. Fyll i en titel på mötesrummet och välj ett utseende i listan. Klicka sedan på "SKAPA".
Nu har du skapat ett nytt mötesrum som du sedan hittar i "Hantera projekt" och i listan med mötesrum.
För mer information om listan med mötesrum se Hur fungerar listan med mötesrum?
För att lägga till en ny medlem i ett mötesrum klickar du på mötesrummet i läget "Hantera projekt".
En lista med alla befintliga medlemmar som mötesrummet har dyker upp. Klicka på symbolen "Skapa ny".
I formuläret väljer du först typ av användare för medlemmen du vill lägga till. Du kan välja att lägga till:
"En riktig användare": En användare som skall ha ett eget konto med inloggning
"En kontolös användare": En användare som inte redan har ett eget konto (deltar exempelvis enbart fysiskt på möten, och mötesledaren är då ansvarig för att registrera närvaro)
"En grupp av användare": En grupp som flera användare kan kopplas till
Medlemmar som redan deltar i andra mötesrum i projektet kommer att visas i en lista då du fyller i deras e-postadress.
För att lägga till en medlem som skall ha egen inloggning välj "En riktig användare". Fyll sedan i information om användaren och klicka på "LÄGG TILL".
Proceduren för att lägga till "En kontolös användare" är densamma som för en användare med inloggning förutom att man inte anger en e-postadress.
För att lägga till en grupp som flera medlemmar sedan kan kopplas till välj "En grupp av användare". Fyll sedan i information om gruppen och klicka på "LÄGG TILL".
När du lagt till en medlem/grupp visas dess namn sedan i listan med medlemmar.
När du vill lägga till en medlem i ett undermötesrum klickar du istället på undermötesrummet och sedan på "Skapa ny". Då visas en lista med de medlemmar som deltar i huvudmötesrummet. Du kan välja en medlem i listan eller klicka på "Lägg till ny".
4. Roller
Varje medlem som läggs till i ett mötesrum ges en viss roll utifrån vilka rättigheter denne ska ha. Denna roll väljs av projektägaren eller projektledaren då medlemmen läggs till i mötesrummet men kan även redigeras i efterhand.
När medlemmen läggs till, så sätts medlemmens roll automatiskt till deltagare och kan ändras genom att klicka under rubriken "Roll i mötesrummet".
Då visas en lista upp med olika alternativ för vilka roller medlemmen kan ges. Klicka på en roll för att välja den för aktuell medlem.
Följande beskriver varje rolls rättigheter:
"Projektledare": Kan läsa och redigera all information. Har tillgång till alla projektets funktioner, och kan även lägga till och redigera deltagare i de mötesrum som användaren är projektledare i. Projektledare skapar även möten och kan agera som mötesledare, och startar och avslutar möten därmed på utsatt tid. Projektledaren hanterar även närvaro.
"Deltagare": Kan läsa all information och till viss del redigera information. Kan skapa egna frågor/leveranser och redigera dessa samt kommentera och ladda upp filer på alla frågor/leveranser. Kan inte skapa dokument eller möten.
"Granskare": Kan läsa all information men inte redigera någon information.
I mötesrummet
5. I Mötesrummet
Gå till Startsidan och klicka på Mötesrum. Gå in till mötesrummet.
Ställ in hur du vill få dina aviseringar i detta mötesrum genom att klicka på “Bevaka mötesrummet”.
För att välja hur du får aviseringar från aktuellt mötesrum klicka på klock-symbolen.
I
Klicka sedan på ett av alternativen i listan. Ditt val markeras med en mörkare bakgrundsfärg i listan och ett annorlunda utseende på aviseringssymbolen.
Som standard bevakar du alla mötesrum som deltagande. Du kan välja specifik bevakning för varje mötesrum som du är medlem i.
För mer information kring bevakning och aviseringar, se avsnittet Aviseringar.
Är du en vanlig deltagare som inte skall hantera möten kan du klicka här för att hoppa över nedanstående steg 6, och gå direkt vidare till steg 7.
6. Skapa ditt första möte.
För att skapa ett möte klicka på "MÖTEN" i menyn och sedan på symbolen "Skapa ny" i nedre högra hörnet av fönstret som visas.
Då visas ett mötesformulär där du behöver fylla i information om mötet som du vill skapa. När du fyllt i all nödvändig information, klicka på "SKAPA".
Följande information skall du ange i respektive fält:
"Mötets titel": Här anges mötets titel.
"Tidpunkt": När mötet ska äga rum.
"Längd": Hur länge mötet förväntas hålla på.
"Plats": Vart mötet ska genomföras (fysisk plats)
"Konferenssamtal": Ifall ett program ska användas för att kommunicera och i så fall vilket.
"Instruktion till deltagare": Eventuell information som deltagare till mötet kan behöva.
"Bifoga dokument": Ifall du vill bifoga ett av dokumenten som är kopplade till mötesrummet.
"Skicka e-postinbjudan?": Ifall du vill skicka inbjudan till mötet via e-post. När deltagaren mottar mötesinbjudan så finns en kalenderinbjudan bifogad.
7. Möten
Listan med möten hittar du på menytavlan högst upp till höger när du klickar på "MÖTEN".
Listan visar alla möten kopplade till mötesrummet och deras status. Det finns fyra olika underrubriker: pågående möten, kommande möten, tidigare möten och ej genomföra möten.
För att starta ett möte klicka på symbolen "Starta möte" (Starta Microsoft Teams) till höger om mötesinformationen.
Närvaro registreras automatiskt för de som deltar på distans men projektledare kan också lägga till deltagare som är på plats manuellt, och även ta bort personer som är i rummet som inte deltar på mötet.
För att avsluta mötet så kan mötesledaren göra det genom att klicka på kryss ikonen.
Om det inte är någon aktivitet från mötesledaren - den som startat mötet - vid mötets slut, så avslutas mötet automatiskt 15 min efter senaste aktivitet.
8. Frågor
För att skapa en ny fråga behöver du vara i mötesrummets frågeläge. För att gå dit klicka på "FRÅGOR" i menyn högst upp till höger.
Klicka sedan på symbolen "Skapa ny fråga".
Ett nytt fönster kommer upp där du fyller i din fråga. Frågor används i mötesrum för att hitta svar på både lätta och svåra frågor angående projektet och fatta beslut om vilka strategiska steg ni ska ta för att komma vidare i er utveckling. Se Frågor för mer information.
9. Leveranser och milstolpar
För att skapa en ny leverans/milstolpe behöver du vara i mötesrummets leveransläge. För att gå dit klicka på "LEVERANSER" i menyn.
Klicka sedan på symbolen "Skapa ny".
Två alternativ dyker upp: Leverans och Milstolpe. Välj det alternativ som du vill skapa.
Sedan visas ett fönster upp där du behöver fylla i information om leveransen/milstolpen. Layouten på fönstret ser annorlunda ut beroende på om du valt att skapa en ny leverans eller en ny milstolpe.
Varje fas eller del-fas i ett projekt har minst en leverans som kan bestå av t.ex. ett utför arbete, dvs. Ett resultat, eller ett dokument eller en rapport. En leverans är något som deltagaren ska göra eller slutföra. Leveranser har alltid ett start- och klardatum.
Milstolpar kan endast skapas av projektledare.
En milstolpe är ett hjälpmedel för att markera specifika händelser i ett projekt. Dessa händelser kan t.ex. vara början och slutet på projektet. Eller varför inte när den första versionen av produkten ska vara klar. Att använda sig av milstolpar inom projektledning har visat sig vara väldigt effektiv och används idag av miljontals människor.
Leveranser kan sedan kopplas till milstolpar och även andra leveranser, så att man kan se hur dessa skapar beroenden till varandra. Är en leverans försenad, kan den påverka andra leveranser och även milstolpar.
Se Hur redigerar jag en leverans? för mer information.
10. Beslutsloggen
I beslutsloggen hittar du information om alla frågor som skapats och ändringar som skett kopplade till frågorna. Det går även att ladda ned hela beslutsloggen som en PDF-fil eller Excel-fil.
För att öppna beslutsloggen klicka på "Logg" symbolen i menyn.
När listan dyker upp, klicka på "Beslutslogg".
Då kommer du till fönstret för beslutsloggen. Här finns information om alla frågor som skapats och flera funktioner.
Följande är information om respektive fält:
"Sök": Fyll i ett nyckelord för att endast visa loggar som innehåller ordet.
Till höger om sökfunktionen finns det symboler som kan användas för att ladda ned beslutsloggen som PDF-fil eller Excel-fil. Beslutsloggen laddas ned direkt när du klickar på respektive symbol och kan sedan öppnas i utforskaren.
Under sök funktionen finns en rad med olika filterfunktioner. Du kan t. ex. klicka på "Nr" för att visa loggar med lägre nummer överst och lägre nummer längre ned eller tvärtom.
Under varje filterfunktion kan du fylla i sökord för just det filtret.
Du kan använda flera av dessa filter samtidigt genom att dra dem till den gråa raden ovan.
Längst till höger på raden under status kan du klicka för att en lista ska poppa upp. Där kan du sedan klicka på ett statusläge för att endast visa frågeloggar med vald status. Varje logg får en viss bakgrundsfärg i listan utifrån dess status.
Använd "scrollerfunktionen" till höger på sidan för att se alla loggar i aktuell lista.
11. Leveransloggen
I leveransloggen hittar du information om alla leveranser som skapats och ändringar som skett kopplade till leveranserna.
För att öppna leveransloggen klicka på "Logg" symbolen i menyn.
Då visas en lista upp där du ska klicka på "Leveranslogg".
Då kommer du till fönstret för leveransloggen. Här finns information om alla leveranser som skapats.
Följande är information om respektive fält:
"Sök": Fyll i ett nyckelord för att endast visa loggar som innehåller ordet.
Under sök funktionen finns en rad med olika filterfunktioner. Du kan t. ex. klicka på "Nr" för att visa loggar med lägre nummer överst och lägre nummer längre ned eller tvärtom.
Under varje filterfunktion kan du fylla i sökord för just det filtret.
Du kan använda flera av dessa filter samtidigt genom att dra dem till den gråa raden ovan.
Längst till höger på raden under status kan du klicka för att en lista ska visas. Där kan du sedan klicka på ett statusläge för att endast visa leveransloggar med vald status. Varje logg får en viss bakgrundsfärg i listan utifrån dess status.
Använd "scrollerfunktionen" till höger på sidan för att se alla loggar i aktuell lista.
12. Händelseloggen
I händelseloggen hittar du information om alla omfattande händelser som har skett inom mötesrummet. Det går även att ladda ned hela händelseloggen som en PDF-fil eller Excel-fil.
För att öppna händelseloggen klicka på "Logg"-symbolen i menyn.
Listan där du ska klicka på "Händelselogg" dyker upp.
Fönstret för händelseloggen öppnas upp. Här finns information om alla händelser som skett inom mötesrummet och flera funktioner.
Följande är information om respektive fält:
"Sök": Fyll i ett nyckelord för att endast visa loggar som innehåller ordet.
Till höger om sökfunktionen finns det symboler som kan användas för att ladda ned händelseloggen som PDF-fil eller Excel-fil. Händelseloggen laddas ned direkt när du klickar på respektive symbol och kan sedan öppnas i utforskaren.
Under sök funktionen finns en rad med olika filterfunktioner. Du kan t. ex. klicka på "Tidpunkt" för att visa loggar som skapats tidigare överst och som skapats senare längre ned eller tvärtom.
Under varje filterfunktion kan du fylla i sökord för just det filtret.
Du kan använda flera av dessa filter samtidigt genom att dra dem till den gråa raden ovan.
Till höger på sidan finns det en "scrollerfunktion" och längst ned till höger finns vid många händelseloggar möjlighet att gå till flera sidor. Dessa används för att kunna se alla händelseloggar.
13. Kontrollpanelen
Kontrollpanelen är det första som du möts av när du loggar in i On Pointigo. Den är utformad som en översiktsvy där all information kopplat till dig samlas. Läs vidare för mer information om varje funktion.
I listen under menyn finns till höger två knappar "MÖTESRUM" och "PROJEKT".
Under tidigare nämnd list visas dagens datum och en rad som visar datum och namn för "Nästa milstolpe", "Nästa leverans" och "Kommande möten".
För muspekaren över en händelse för att se vilket projekt och mötesrum som det tillhör. Klicka sedan på händelsen för att öppna den i kopplat mötesrum.
Nedanför till vänster visas en kolumn med rubriken "Mina frågor". Här kan du se alla frågor kopplade till dig genom att använda dig av de olika filtren.
Till höger visas en kolumn med rubriken "Mina projekt" som innehåller en kalender där händelsers datum visas. Vill du se ett eller flera projekts kalenderhändelser gör du valet under ikonen "VÄLJ PROJEKT".
